Cafea in Horeca (1)

Deschid astazi o noua serie de articole avand ca subiect principal “cafea in horeca”. Vom trece in revista contractele standard utilizate de principalii jucatori de pe piata si particularitatile acestora. Apoi vom discuta putin despre modul de lucru si preturi. In incheierea seriei ne uitam la cifre si asa cum v-am obisnuit, facem niste analize comparative plecand de la cateva scenarii standard.

Contractul standard de furnizare cafea in horeca folosit de aproape toti jucatorii activi in aceasta piata are la baza urmatoarele trei “capitole”, care sunt de altfel si singurele parti aproape comune si comparabile in contractele de acest gen.

De la caz la caz apar mici modificari specifice fiecarui jucator insa ceea ce va prezint in continuare este baza de la care se porneste in negocierea contractelor.

Capitolul 1: Suportul Tehnic

In acest capitol intra espressorul (cu unu sau doua grupuri) si rasnita care se instaleaza in locatie si pentru care se incheie un proces verbal de custodie. De asemenea tot aici sunt incluse mentenanta echipamentelor si service-ul acestora 24/24 precum si un training de 3-4 ore pentru angajati. De regula, costurile acestui capitol sunt zero insa sunt jucatori in piata care solicita clientului sa isi cumpere singur echipamentele intr-o forma sau alta (de regula leasing).

In ceea ce priveste echipamentul oferit, am constatat ca foarte multi proprietari de cafenea solicita furnizorului un espressor cu doua grupuri desi volumul de cafea pe care il vand in mod obisnuit este destul de mic.

De regula motivatia lor are una sau ambele urmatoare doua cauze.

Prima cauza si cea mai des intalnita in practica este orgoliul: vecinul are cu doua grupuri deci si eu trebuie sa am cu doua grupuri. Nu e bine sa tratezi asa de superficial acest aspect! Desigur fiecare face cum doreste insa eu plec de la premiza ca iti deschizi o cafenea ca sa castigi bani nu ca sa iti etalezi orgoliul. Deseori cele doua, banii si orgoliul nu se “amesteca” prea bine.

A doua cauza, mai putin vizibila, este lipsa unui suport real din partea furnizorului. Aici ma refer la faptul ca reprezentantul furnizorului ar trebui sa-i explice clientului toate avantajele si dezavantajele unui espressor cu doua grupuri in comparatie cu un espressor cu un singur grup astfel incat sa-l ajute pe client sa ia decizia corecta in functie de specificul locatiei lui.

Plecand de la acest specific (locatie geografica, vad comercial, numar de locuri la mese, frecventa clientilor, intervalul orar cu frecventa cea mai mare etc.), furnizorul ar trebui sa creeze impreuna cu clientul o mica analiza SWOT plecand de la scenariul “doua grupuri” vs. “un grup”. Din indolenta si nepasare acest lucru nu se intampla iar clientul nu il solicita deoarece deseori exista cazul in care clientul este nou intrat in horeca si nu are experienta sau clientul va merge pe principiul “asa se face” ceea ce din punctul meu de vedere este gresit dar … se practica.

Nu intru in prea multe detalii insa un espressor cu doua grupuri instalat intr-o locatie de mici dimensiuni (< 100 mp) are urmatoarele dezavantaje:

– ocupa spatiu mare. Suprafata espressorului in sine nu e foarte mare insa trebuie sa “rezervi” loc in jurul lui pentru a permite operatorului utilizarea echipamentului cu lejeritate. Pentru un espressor cu doua grupuri, acest spatiu masoara cam 2 – 2,5 metri patrati.

– are o greutate destul de mare. Un espressor cu doua grupuri ajunge usor la 80 kilograme gol, fara apa. Asta inseamna ca trebuie asezat pe o piesa de mobilier solida (lemn natur sau metal). In jurul espressorului se creeaza un mediu umed care poate deteriora rapid mobilierul din PFL sau PAL si se pot intampla accidente cu urmari mai putin placute.

– un espressor cu doua grupuri consuma mult mai mult curent electric in comparatie cu un espressor cu un singur grup. Este deosebit de util sa cereti furnizorului fisa tehnica a echipamentului si impreuna cu un electrician autorizat sa verificati daca instalatia electrica din locatie suporta necesarul de curent electric al espressorului. In cazul majoritatii imobilelor vechi, instalatia electrica este subdimensionata iar asta inseamna ca in functie si de consumul dumneavoastra de curent electric vor sari sigurantele mai des iar mai devreme sau mai tarziu exista si pericolul unui incendiu. Va asigur ca este destul de neplacuta experienta unui client intr-o cafenea care ramane brusc fara curent electric pentru ca in 90% din cazuri clientul respectiv a doua oara nu mai calca pe acolo.

– daca aveti o locatie cu frecventa mai ridicata a clientilor in cursul diminetii, clienti care solicita bauturi pe baza de cafea, va trebui sa deschideti mai devreme pentru ca un espressor cu doua grupuri se incalzeste si ajunge la parametrii optimi de functionare mai greu in comparatie cu un espressor cu un singur grup (in medie cu ~ 3-40 minute in plus).

Echivalati in timp si bani pierduti aceste 4 „particularitati” pe care furnizorul dumneavoastra de cafea nu vi le-a mentionat atunci cand ati incheiat contractul.

In principiu, daca sunteti déjà proprietar de cafenea ar trebui sa stiti cam cate cafele vindeti zilnic. Daca vindeti mai putin de 10 cafele/ora in medie in locatia dumneavoastra, nu prea aveti ce sa faceti cu un espressor cu doua grupuri.

Capitolul 2: Suportul Material

In acest capitol sunt incluse toate accesoriile necesare pentru prepararea bauturilor pe baza de cafea si ceai. Acestea sunt:

– ceasca espresso, espresso lung si cappuccino: multiplu de 12 in functie de dimensiunea cafenelei

– tavite, pahare de apa, canute pentru lapte, etc.

De ce multiplu de 12? Pentru ca producatorul le vinde in cutii de 12 bucati iar furnizorul de cafea nu se mai complica sa desfaca cutiile si sa va aduca un numar de cesti adecvat numarului de locuri pe care il aveti in cafenea. Agentul de vanzari o sa spuna “lasati ca e mai bine sa fie mai multe pentru ca se mai si sparg”.

Toate materiale auxiliare sunt de asemenea incluse in procesul verbal de custodie iar costul lor este zero.

Foarte rar am vazut in cafenele cesti din portelan adecvate scopului lor. De regula peretele din portelan este prea subtire. Multe din cafenele asa-zise cu staif folosesc ceramica din Ikea.  De regula e un semn clar ca au cafea proasta.

Capitolul 3: Produse

In acest capitol sunt cuprinse toate produsele care vor fi vandute clientilor. La semnarea contractului, aceste produse sunt oferite sub forma unui pachet de start care cuprinde in medie urmatoarele:

– cafea boabe : 10 – 12 kilograme
– pliculete zahar alb/brun/indulcitor
– biscuite pentru cafea in ambalaj individual
– lapte
– ciocolata alba/neagra: 50 plicuri
– ceai (plicuri ambalaj individual): 1 cutie / sortiment x 10 – 15 sortimente
– frisca (la tub)
– topping-uri (ciocolata, caramel etc.)

De la caz la caz, acest „pachet de start” are un cost de aproximativ 2.500–3.000 lei. Se achita la momentul instalarii echipamentelor si a livrarii materialelor auxiliare si a produselor.

Fiecare client va avea o persoana de contact (agent de vanzari) pe care o va contacta atunci cand va avea nevoie de suplimentarea produselor sau materialelor auxiliare de mai sus.

Majoritatea jucatorilor impun o cantitate minima lunara de cafea si un contract pe 3 ani.

Cum convingi oamenii sa aleaga un anume furnizor de cafea in detrimentul altuia, mai ales cand (aproape) toti ofera acelasi fel de echipamente si aceeasi cafea (80% arabica – 20% robusta)?

In functie de prestigiul cafenelei (locatie, design, amenajari, patura sociala din care fac parte clientii uzuali), agentul de vanzari este autorizat de furnizor sa ofere un “buget de marketing” fie o singura data, la semnarea contractului, fie anual, la o data prestabilita.

In episoadele viitoare o sa prezint cateva scenarii si o sa facem niste calcule ca sa vedem cum poate un proprietar sa castige mai multi bani din cafeaua vanduta in cafeneaua lui.